¿Puedo seguir facturando con Excel con Verifactu? No, y este es el porqué

La pregunta llega igual en todos los foros de autónomos: «yo hago mis facturas con una plantilla de Excel, ¿me afecta Verifactu?». Respuesta corta: sí, y Excel no puede cumplirlo. La curiosidad del reglamento es que el talonario de papel sigue siendo legal y la plantilla de Excel no. Este post explica el porqué y qué hacer.

Por qué el papel sí y Excel no

Verifactu (RD 1007/2023, explicado aquí) no obliga a digitalizarse: obliga a que, si usas un sistema informático para facturar, ese sistema sea incapaz de mentir. Quien factura a mano queda fuera del ámbito. Quien usa Excel está usando un sistema informático de facturación… que suspende todos los requisitos:

• Sin registro encadenado: no genera huella (hash) por factura ni cadena que delate borrados.
• Editable sin rastro: cambias una celda —fecha, importe, número— y no queda evidencia. Es justo lo que el reglamento define como manipulable.
• Sin QR verificable ni envío de registros a la AEAT.

A partir de tu fecha de obligación, facturar con plantilla es «uso de software no conforme»: 50.000 € por ejercicio según el art. 201 bis LGT, haya fraude o no.

Los tres mitos que circulan

«Guardo cada factura en PDF y ya está»

El PDF es tan editable como el Excel y sigue sin registro ni QR. El problema no es el formato del archivo final, es que el sistema que lo genera no garantiza nada.

«Se lo paso todo a mi gestoría, ellos responden»

La gestoría presenta tus impuestos, pero el obligado a emitir factura con un sistema conforme eres tú. La sanción del 201 bis cae sobre quien usa el software, no sobre quien contabiliza después.

«Facturo poco, no van a mirarme»

La gracia de Verifactu es que no requiere inspección para detectarte: cuando tus clientes empresa reciban facturas sin QR de un proveedor obligado, la anomalía es visible. Y la obligación no tiene mínimo de facturación.

Qué mínimo necesitas

Un programa de facturación conforme con el RD 1007/2023 — no hay «parche para Excel» posible, porque el requisito es estructural. Lo que debes exigirle está en el checklist de 8 puntos para elegir software; la parte buena es que el salto desde Excel se amortiza solo: numeración automática, IVA trimestral calculado y clientes guardados, en vez de copiar-pegar la última factura y rezar.

Tu fecha límite: 1 de julio de 2027 si eres autónomo; 1 de enero si tienes sociedad. En Brema puedes importar tu histórico (aunque venga de Excel) y emitir conforme desde el primer día, desde 40 €/mes.